Kako napraviti zapisnike sastanka i dizajnirati šablone?
Prvi put kad vam neko zatraži da vodite zapisnik sa sastanka, može u najmanju ruku biti zbunjujuće. Dok razmišljate o zadatku koji ste upravo prihvatili, nastupa hladna istina… Vi u stvari ne znate šta su zapisnici sa sastanka, pa prema tome, tehnički gledano, ne znate kako da ih zabeležite.
PREGLED SADRŽAJA
Šta su zapisnici sa sastanka?
Kako voditi zapisnik sa sastanka, napomene i detaljna uputstva?
- Dizajn procesa i šablona
- Pripremite se za hvatanje ključnih beleški
- Pravite beleške kao profesionalac
- Revidirajte i sređujte beleške do savršenstva
- Naknadne beleške proslediti mejlom
- Spremite beleške u svoju bazu znanja
- Neka akteri budu označeni i zavedeini kao odgovorni za preduzimanje dogovorenih zadataka
Predlozi sofvterskih rešenja:
- Otter
- Word
- Excel
- Nifty
- Evernote
- Nuclino
- The Assist
Šta su zapisnici sa sastanka?
Zapisnici sa sastanaka su zapisi koji pomažu zainteresovanim stranama, da brzo razumeju svrhu i rezultate sastanka. Jasni i sažeti, ovi zapisi treba da sadrže ključne tačke i zadatke, stavke o akcijama i razmotrene mogućnosti. Bilo koja zainteresovana strana, bez obzira da li je prisustvovala sastanku ili ne, trebalo bi da bude u mogućnosti da jednostavno čita zapisnik. I da prepozna kako može da doprinese projektu ili donese neku ključnu odluku.
Zapisnici sa sastanka mogu biti agenti transparentnosti ako ih, na primer, koristite za komunikaciju i razjašnjavanje načina na koji je rukovodstvo donosilo određene odluke. Zapisnici mogu biti ’’spasioci’’ kontinuiteta ako, na primer, zaposle nove ljude i ’’lidere’’ da ubrzaju proces projekta. Oni čak mogu da deluju kao pratioci napretka, ako ih koristite za pokretanje i upravljanje mini-projektima dogovorenih rokova, akcionih stavki i ciljeva.
Dakle, kao što vidite, zapisnici sa sastanka mogu biti, ono sto od njih napravite.
Služe u razne svrhe i podržavaju razne ciljeve.
Ako se dobro uradi, zapisnici mogu imati stratešku i vrednu svrhu, poboljšavajući odluke u vašoj kompaniji.
Uprkos nomenklaturi, vođenje ’’zapisnika sa sastanka’’, ne znači da morate detaljno opisati svaki minut sastanka.
Korak 1: Dizajn procesa i šablona
• Proces
Predlažemo da ovo uradite nedeljama/mesecima pre samog sastanka.
Baš kao što je kod kuće potreban čvrst nacrt, ako želite da proces gradnje teče bez zastoja, tako i zapisnici sa sastanaka trebaju čvrst osnovni proces i strukturu, ako želite da oni budu i korisni i jednostavni za upotrebu i trajni zapis.
Proces zapisnika sa sastanka treba da se sastoji iz jasno definisanog šablona, a takođe će, dobro strukturno dokumentovane obaveze ili kontrolne liste, razumeti svi koji „čitaju“.
• Šablon
Idealno bi bilo da se vaš šablon zasniva na prethodnim zapisnicima, sa sastanaka napravljenim u vašoj organizaciji. Ako nemate organizacioni standardni layout koji biste sledili, onda kreirajte svoj šablon, koristeći dnevni red sastanka i unapred napravljeni šablon koji vam se sviđa.
Ako šablon pravite ispočetka, evo nekih stavki koje biste trebali da uključite:
• OSNOVE
a. Ime beležnika
b. Naziv organizacije
c. Datum i vreme
d. Učesnici sastanka
e. Uključite sve koji su se pridružili nakon početka sastanka, ali imajte na umu vreme kada su stigli, da bi im bilo jasno o kojim odlukama bi glasali ili sa kojima bi učestvovali
f. Imajte na umu koji učesnici zauzimaju ključne pozicije u vašem odboru direktora ili kadru saradnika
g. Svrha sastanka (to ćete zatražiti od glavnog odgovornog za sastanak u sledećem koraku)
h. Rezimei izveštaja i najava
• PRAVA SUŠTINA
a. Donesene odluke
b. Opcije i alternativne akcije o kojima se razgovaralo
c. Dodatne stavke, uključujući dogovorene uloge i odgovornosti
Kontrolna lista zapisnika sa sastanka
Ova kontrolna lista rezimira sve korake, koje smo detaljno opisali u nastavku. To bi trebalo da pomogne kolegama i saradnicima da shvate, kako treba voditi zapisnik u slučaju vašeg odsustva.
• Napravite šablon posebno, za predstojeći sastanak, tako što ćete ažurirati standardni šablon, koristeći stavke sa dnevnog reda sledećeg sastanka, a takođe uzimajući u obzir prisutne i način vođenja sastanka.
• Zatražite od odgovornog lica sastanka spisak prioritetnih stavki koje treba zabeležiti.
• Prisustvujte sastanku i popunite šablon za napomene sa sastanka
• Pregledajte beleške dok ne ostanu samo kritični događaji, odluke i aktivnosti
• Podelite zapisnik prisutnim i zainteresovanim stranama. Obavezno zavedite naknadno dodeljene aktivnosti i zabeležite sve korake odgovornosti po zaduženim licima.
• Registrujte zapisnike u sistem evidencije koji vi i vaš tim koristite
Korak 2: Pripremite se za „hvatanje“ najbitnijih beleški
Najbolji način da se pripremite je da saznate šta će biti najkorisnije i najvrednije za beleženje. Uradite to tako što ćete kontaktirati odgovorno lice sastanka za listu prioritetnih stavki. Evo nekoliko pitanja koja biste mogli da mu postavite:
1. Koji je najvažniji cilj ovog sastanka?
2. Zašto ste zakazali ovaj sastanak?
3. Koji su sekundarni ciljevi?
4. Koja vam je od ovih stavki dnevnog reda najvažnija?
Korak 3: Pravite beleške kao profesionalac
Ako ste kreirali konkretan sistematizovan šablon i dobili odgovore na sva moguća pitanja koji su vam potrebni od strane odgovornog lica sastanka, onda ste većinu teškog dizajna već napravili u stvaranju efikasnih zapisnika sa sastanka.
Evo šta možete učiniti da vaši zapisnici budu još svrsishodniji:
• Nemojte samo zapisivati, već i pažljivo slušajte. Iskoristite svoju stručnu procenu kako biste izvukli ključne tačke
• Unesite suštinu onoga što se dogodilo
• Prihvatite činjenicu da ipak ne možete sve zapisati, revizija je ipak deo procesa
• Koristite liste po buletima kako biste uštedeli vreme
• Pazite na ključne fraze
• Prebacujte se izmedju zapisnika sa sastanka i skice za slanje email-om
Gornja pravila se primenjuju i na lične i na on-line sastanke.
Međutim postoji nekoliko korisnih saveta za svakoga ko hvata beleške i u toku on-line sastanka:
• Koristite svu tehnologiju, tj programe, jer prednost on-line sastanka je takva da možete koristiti više programa istovremeno.
• Snimite sastanke ako vaša tehnologija to dozvoljava i ako imate dozvolu od svih
• Koristite traku napretka snimanja kako biste zabeležili vremenske oznake kada se vode važne diskusije
• Ako imate problem obratite se odgovornom licu sastanka kako biste uspeli da ispratite sastanak
Korak 4: Revizirajte i sredite beleške do savršenstva
Proces revizije, je mesto gde sredjujete potencijalno pomešan asortiman beleški, dok ne „zablistaju“ kao besprekorna službena evidencija. Vaš cilj u ovom koraku je da sredite beleške dok ne ostanu glavne, po mogućstvu ključne tačke.
Bolje je revizirati dok vam je sastanak još uvek svež u mislima. Iznenadićete se koliko će vam pomoći, čak i naizgled, mali kontekst, koji imate u glavi samo nekoliko sati nakon sastanka.
Uspostavite željeni kontakt revizije nadograđujući se na korake u nastavku:
• Prebrojte stranice, broj reči-strana i formatirajte sve pre nego što započnete
• Proverite da li ste uključili osnovne podatke
• Uklonite sve editorijale ili uvide koje ste nehotice ubacili-zapisali
• Organizujte beleške u listu po buletima
• Utvrdite šta je zapravo važno
Korak 5: Prosleđivanje beleški i naknadnih pregleda mejlom
Nakon što ste sveli beleške do tačke savršenstva, morate ih poslati zainteresovanim stranama, ako želite da postanu zvanični standardizovani pisani zapisi, kakvi bi trebali biti.
Slanjem zapisnika sa sastanka, vaša misija je:
• Zatražiti odobrenja
• Zahvaliti se svim učesnicima sastanka na uloženom vremenu i trudu
• Rezimirajte ključne odluke
• Formatirajte tekst i izdvojte naslove
• Unesite različite boje kojima ističete važnosti sadržaja
• Delegirajte aktivnosti među učesnicima sastanka
• Navedite rokove za ove radnje
• Prenesite datum sledećeg sastanka
• Ponudite se za postavljanje pitanja
Korak 6: Spremite beleške u svoju bazu znanja
Iako je slanje zapisnika uvek dobro poslati email-om, možda će vam zatrebati rezervna kopija za buduće reference. Zbog toga preporučujemo podnošenje zapisnika u bilo kom sistemu evidencije.
Sve od jednostavne fascikle na GOOGLE DRIVE disku, do namenske lokacije na internoj mreži vaše kompanije, koja po folderima treba da sadrži zapisnike označene po datumima. Ključni zahtev je da svi ovu lokaciju vide kao izvor informacija.
Preporuke:
Kako ne bi Zapisnik postao samo običan sirov pisani dokument, koliko to standardi i sama tema dozvoljavaju oplemenite ih sa odgovarajućim fotografijama, čartovima, grafikonima…
Pratite nas i u narednim novostima saznajte o novim savetima i trikovima za dobru poslovnu organizaciju, vaš Balance!
